Většina z nás ví, že prakticky u každého úředního úkonu vzniká velká spousta papírování. A ačkoliv je dnes doba digitální, valná část dokumentů musí dle zákona stále ještě být uchovávána v klasické papírové podobě.
To samozřejmě přináší po nějaké době problém s tím, kam je uložit. To platí zvláště v našem hlavním městě, kde je míra papírování prakticky největší. Z tohoto důvodu byl uzákoněn skartační zákon, ve kterém se řeší i skartace dokumentů – Praha.
Jednoduše řečeno, znamená to, že každý dokument má určitou dobu, po kterou musí být uchováván. Po jejím skončení musí být zničen takovým způsobem, aby nebylo možné jej znovu obnovit. K tomuto účelu se nejčastěji používá skartace. Samozřejmě, vzhledem k velkému objemu písemností se tato práce svěřuje nejčastěji externím firmám, jako je ekoskart.eu.
Samozřejmě lhůty, po kterou musí být jednotlivé písemnosti uchovávány, se liší podle druhu dokumentu a jeho závažnosti. Obvykle se však jedná o dobu v řádu několika let. Je to samozřejmě proto, že kdyby se v dané věci objevil nějaký problém, aby bylo možné dohledat veškeré dokumenty, které se k ní vztahují.
Výše uvedené samozřejmě neplatí jen pro úřady, nýbrž také pro soukromé firmy. Typickým příkladem mohou být například banky, které musí uchovávat informace o svých klientech, a vyřazovat je ve chvíli, kdy u nich daný člověk již nebude mít žádné další služby.
Každá takováto instituce tedy musí vědět, kdy je možné, který dokument vyřadit. Tak nebudou mít v případě, že se něco stane, žádné potíže. A právě o hladký průběh veškerých jednání i jeho dokumentaci nám tady jde v první řadě – pokud je vše pečlivě zaznamenáno, nemohou později vzniknout pochyby.
Na druhé straně je nutné si uvědomit, kolik místa by tyto papíry zabírala, kdyby nebyly pravidelně vyřazovány. Je zde tedy snaha najít nějaký kompromis, a v současnosti je to ten nejlepší způsob, který máme, i když samozřejmě není dokonalý. Ale to není nic.